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【オフィスがフリーアドレスに!】個人の意識改革とメリット・デメリット!

こんにちは、キョウイです。
今回は「職場のオフィスがフリーアドレスになったらどうするか?」がテーマです。

日本企業のフリーアドレス普及率は、東京23区で48%、地方都市でも31%(出典:日経不動産マーケット情報 / 2018年8月)もあって、都心では半数近くの企業がなんらかの形でフリーアドレスを導入しているらしいです。

僕の職場も完全フリーアドレス制になって2年経ちます。

もう完全に慣れたので、こっちが普通になりましたが、初めはかなり戸惑いました
  • 出社しても自分の席がない。
  • 誰がどこにいるかわからない。
  • デスクにあった備品や書類はどうするの?
  • もはや会社に行く意味あるの?

会社員にとって、会社の自分のデスクは、単に仕事をする席ということ以上の意味がありました。
社員として認められている証し、部署への所属意識、座席位置やイスの形によるポジションやヒエラルキーの見える化・・・などなど。

そういった組織における自己のアイデンティティが、いきなりプツッとなくなるわけですから、会社での立ち位置がグラグラ不安定になってしまいます。

つまり、会社員が自分のデスクを失うことは、フリーランスがノマドで仕事をすることと全く意味が違うんです

フリーアドレス導入には、社員個人の意識改革が必要になってきます。
今回は、その心得をメリット・デメリットとともに解説します。

【フリーアドレス】デスクに座ることが仕事でなくなる

これまでは、出社して自席に座ると仕事をスタートした気になっていました。
しかし、それ自体は何も価値を生み出していません。

遅刻していても、電車の中でメール返信している方が価値を生み出している=仕事していると言えます。
「あいつはいつも時間どおり席に着いてエライ」なんていう昭和的な価値観を180度変える必要があるわけです。

業務中もそうです。
個人のデスクに座っている人は仕事をしていない。

逆に席にいない人は、たぶんミーティングエリアやプロジェクトルームにいたり、外でクライアントや外部メンバーと会っていたりと価値を生み出しているはずです。

職場の雰囲気は「仕事をしている時はむしろ席を離れているはず」という認識に変わっていきます。 

メリットは、「ちゃんと席にいなきゃ」という変な忖度がなくなり、純粋に仕事に向き合えるようになります。
しかしその分、評価は結果がすべてで、完全成果主義に向かいます。

それをデメリットと捉えるかは、人それぞれでしょう。

【フリーアドレス】「座席の意味」がなくなり組織がフラットになる

これまで多くの職場では「座席の配置」組織のヒエラルキーを表現してきました。
しかしフリーアドレスのオフィスでは、上司も部下も先輩も後輩も一緒くたに座っています。

その本質は、見た目だけフラットなのではなく、本当にフラットな組織になっていくことです。

たとえば、最初の頃は、新人と組織の長がカウンターで並んで仕事をしていると、びっくりしてしまうでしょう。
それはまだ、本当にフラットな意識になっていないからです。

フリーアドレスの職場では、上司と部下のような「上と下」ではなく、「マネジメント」と「プレイヤー」というように役割の違いとして認識することが必要になっていきます。
会社組織をスポーツチームのように捉え直して、仕事をしていくイメージでしょうか。

メリットは、上司部下や年齢に関係なく若くても個人の力を最大化できることです。
逆に、役職や先輩としてヒエラルキーを武器にしてきた人は、その優位性を誇示できなくなっていきます。

これをデメリットと捉えるかです。

【フリーアドレス】コミュニケーションにデジタルツールが不可欠になる

これまでは、それぞれ決まったデスクがあるため「おーい、〇〇くーん」というような呼びかけ型のコミュニケーションでした。
フリーアドレスになると、これがなくなります。

代わりに「Teams」や「Slack」などのチャットツールの活用が不可欠になります。
ポイントは、従来型の「メール」ではなく「チャット」であることです。

チーム全員がチャットツールに常時接続していることで、どこにいても不都合なく対話が成立します。

そのうちリアルな会話よりチャットの方が楽になり、目の前にいる相手でもチャットで話しかけるようになります。
その方が周りに話を聞かれなくて安心できますね。

メリットは、これまでのような「おーい、〇〇くーん、あれ?〇〇くんは?」のようなコミュニケーションロスがなくなります。
あれは、本人も周囲の人も手を止めてしまうという副作用が大きいものでした。

デメリットは、雑談というものがなくなり、そこから生まれる偶発的なアイデアのようなものが減っていくことでしょうか。

【フリーアドレス】すべてを持ち歩くため「カバンの軽量化」が必須になる

基本的に「収納はない」と考えましょう。
これまでデスクに置いていたものを、書類関係はすべてクラウドにアップするのが大前提で、あとは文具など一式すべて持ち歩くことになります。

初めはいろいろ不安で、ペンや定規、ハサミやクリップ、ホッチキスなどなんでもかんでも持ち歩きがちですが、徐々に取捨選択が進むでしょう。

カバンやデジタルツールなどの携帯グッズで、絶対的価値は「軽さ」になります。

たとえば飲料水。環境に配慮してペットボトルをやめてステンレスの水筒を使っていましたが、どうしても重いため、プラスチックの軽量水筒に替えました。
何を持ち歩くかについては、旅のトラベルグッズやキャンプや登山用品を参考にするといいと思います。

メリットは、所有物をミニマルにすることによって「自分の仕事に本当に必要なもの」が明確になり、身軽にフットワークよく活動できるようになることです。

デメリットは収納スペースがないことをどう考えるかですが、やってみると本当に必要ものはそれほどなかったことがわかります。
逆にメリットと捉えた方がいいくらいですね。

まとめ

今回は、職場がフリーアドレスになったときの社員の意識変化とメリットデメリットについて解説しました。
以下に内容をまとめます。

フリーアドレス意識改革のまとめ
・ デスクに座ることが仕事ではない。成果主義に。
・ 座席ヒエラルキーがなくなり、役割としてのフラットな関係に。
・ チャットツールでロスのないコミュニケーションに。
・ 収納はなく、すべてを軽量化して持ち歩く。

メリット・デメリットは、それぞれの立場で捉え方があるでしょう。

ただ1つ言えることは、導入する会社側のメリットを考えると、もう元には戻らないだろうということですね。

ならば、慣れるが勝ちです!

またフリーアドレスでの「必需品」について、こちらの記事で解説していますのよろしければご覧ください。

【必需品!】フリーアドレスになったら揃える8つのおすすめ便利グッズ!

それでは、また!